MES MISSIONS #AVRIL

Léna
30 mars 2019
6 min de lecture

Dernière mise à jour : 4 mai 2019

Semaine 2 : 1er au 7 avril

Hello !

Pour être franche, ce début de semaine commençait assez mal pour moi (mon ordinateur ne voulait plus s’allumer et il m’était impossible de charger mon téléphone… la poisse). Rassurez-vous, quelques jours plus tard tout est rentré dans l’ordre.

Parlons boulot, comme je vous l’avais commenté dans mon dernier post, j’ai travaillé cette semaine avec Jacqueline, la coordinatrice d’évènements et mariages.

Son travail consiste à guider les clients dans l’ensemble de la planification de leur mariage. Jacqueline travaille également avec des groupes tels que des entreprises qui souhaiteraient par exemple réaliser des incentives au sein de l’hôtel.

J’ai donc appris à faire des cotisations. Généralement le client nous sollicite par mail et nous lui envoyons une proposition. Si celui-ci ne nous réponds pas alors nous le relançons par téléphone. C’est donc ce que j’ai dû faire. Je ne vous cache pas que j’étais assez stressée à l’idée d’appeler une mariée en langue étrangère, d’autant plus que ce sont des clients très importants qui dépensent des sommes astronomiques pour que tout soit absolument parfait le jour de leur arrivée.

Dans la semaine, trois groupes (l’entreprise One 10 Marketing, l’entreprise Darktrace et l’entreprise Innova Marketing Group) sont venu pour réaliser une inspection de l’hôtel afin de voir si l'établissement conviendrait à leurs clients. Cette inspection consiste à réaliser un tour explicatif de l’hôtel d’environ de 40 minutes.

En fin de semaine, nous sommes sorties de l’hôtel pour visiter les locaux d’un prestataire (Brainstorm) qui nous avait sollicité par mail pour une éventuelle collaboration. Brainstorm est une entreprise de décoration d’évènements et mariages. Son entrepôt situé à Punta Cana, était rempli de différents types de matériels tels que des tables, des chaises, des canapés, des lustres, des assiettes, des bougies… Cette rencontre fut prometteuse car Jacqueline décida d’accepter la collaboration.

Enfin, j’ai également assisté à la signature d’un contrat entre la célèbre marque espagnole NaturaBissé et le Spa de l’hôtel. C’était un évènement très important pour le directeur car Solaya Spa est le premier spa international sponsorisé par la marque. NaturaBissé est une marque européenne de produits de luxe. Celle-ci dispose de 5 étoiles dans le Forbes Travel Guide : elle est reconnue comme étant la marque offrant les meilleurs produits pour la peau.

J’ai par la suite dû rédiger un communiqué de presse en anglais et espagnol.

Ce fut une semaine chargée mais très enrichissante.

A bientôt !

Photos de la signature du contrat NaturaBissé.

#Wellness

#SolayaSpa

#NaturaBissé

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Semaine 3 : 8 au 14 avril

¡Hola a todos!

Cette fois-ci, j’ai passé la semaine avec Patricia, la coordinatrice des ventes. Elle est l’intermédiaire entre les agences de voyages et l’hôtel. Son métier consiste principalement à répondre par mail aux agences souhaitant collaborer avec notre hôtel. Eden Roc touche une clientèle internationale, les agences proviennent donc de différents marchés. Après explications de sa part, j’ai pu voir quels types de contrats utiliser en fonction du pays, ainsi que les commissions à attribuer suivant les agences.

Chaque année, l’hôtel s’engage à être le plus respectueux de l’environnement possible et participe à la politique durable suivante : Virtuoso Sustainable Tourism Leadership Awards.

Virtuoso Sustainable Tourism Leadership Awards récompense les entreprises qui s’engagent à voyager de façon écologique, à protéger le patrimoine culturel et à contribuer au bien-être de la population locale. J’ai donc dû aller investiguer auprès des départements concernés (ressources humaines, concierges et maintenance) et poser une série de questions prédéfinies afin de collecter les informations nécessaires pour envoyer un rapport à Patricia. Voici quelques exemples des thèmes abordés : le recyclage, l’eau, l’énergie, la nourriture locale… Une fois le rapport terminé, nous l’envoyons à l’organisme en espérant gagner un prix. ;)

Comme je vous l’avais dit dans mon précèdent post, l’hôtel a ouvert son nouveau spa. De ce fait, le manager du département de Marketing à contracter deux photographes pour réaliser un shooting photo afin d’en faire la promotion. Vous ne devinerez jamais… la veille au soir, on m’annonce que je serais la modèle. Whaaat ? Je n’avais jamais fait ça de ma vie mais j’ai adoré. Je devais me mettre dans la peau d’une cliente en vacances qui venait au spa pour se faire faire un soin. Les deux photographes d’origine vénézuélienne étaient très professionnels et m’ont tout de suite mise à l’aise. Ils m’ont expliqué les différentes mises en scènes que je devais faire. Nous sommes restés toute la journée au spa afin de finaliser le projet. Ce fut une superbe expérience !

Enfin j’ai assisté a deux réunions cette semaine : la première portait sur le bon comportement hygiénique à adopter dans les zones publiques (toilettes, cuisines…) et la seconde traitait du comité de l’hôtel : El fundo de bien estar social.

Je vous explique, chaque mois, les salariés se voient retirer une somme d’argent sur leurs salaires dans le but d’aider les collaborateurs de l’hôtel ayant des difficultés à payer leurs soins médicaux en cas d’accident. Ce mois-ci un cas s’est présenté, nous nous sommes donc réuni afin de se concerter et décider de la somme qui allait être remis à la victime. Je trouve cette initiative honorable, cet hôtel considère vraiment ces salariés.

Bye !

Et voici le résultat de la vidéo :)

#Wellness

#SolayaSpa

#NaturaBissé

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Semaine 4 : 15 au 21 avril

Bonjour à tous,

Cela fait maintenant 1 mois que je suis arrivée, que le temps passe vite!

Cette semaine fut assez calme, je n’ai rien fait de nouveau par rapport aux semaines précédentes.

Missions effectuées :

Réalisation de cotisations de mariages.
Tour de l’hôtel d’un groupe souhaitant séjourner en août pendant 3 jours dans l’établissement. Habituellement les tours durent une quarantaine de minutes, mais celui-ci a duré plus de 2h30… les clientes ne voulaient plus partir et nous posaient énormément de questions !
Prise de photos pour les réseaux sociaux : pour Pâques des œufs en chocolat fait par nos pâtissiers ont été placés dans les deux lobbies de l’hôtel (voir photos).

Jeudi, j’ai assisté à une réunion de deux heures concernant les valeurs de la marque Relais & Châteaux et de l’entreprise Eden Roc. Toutes nouvelles personnes intégrant l’établissement doit assister à cette présentation.

Enfin, en cette semaine Sainte, je conclue ce post avec le sourire ! Pourquoi ? Car j’ai un week-end prolongé, le vendredi Saint est un jour férié ici. À savoir, la République Dominicaine est un pays de confession chrétienne. Les dominicains sont très religieux et pratiquant. La semaine Sainte est une des semaines les plus importantes pour eux.

Je vous donne rendez-vous la semaine prochaine.

Bye and have a happy Easter!

Les œufs en chocolat sentaient si bon... ;)

#Easter

#SemanaSanta

#ChocolateEggs

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Semaine 5 : 22 au 28 avril

Hola,

Cette semaine, nous avons reçu notre premier groupe du mois d’avril.

Le groupe Valeritas composé de 18 personnes, a séjourné dans notre hôtel pendant 5 jours et 4 nuits (de mercredi à dimanche) dans le cadre d’un séminaire. Tous les soirs ils avaient une activité dans l’hôtel type : cocktail, dîné…

Nous devions donc en amont, organiser l’évènement afin de mettre en place les décorations pour que tous soit parfais à temps. Cette partie m’a beaucoup plus car j’étais vraiment active et sur le terrain. Je devais recevoir les fournisseurs afin de récupérer les différentes commandes comme par exemple les fleurs, les guirlandes lumineuses…

Côté administration, je suis maintenant en charge de l’agenda des évènements. Ce dernier permet à l’équipe de savoir quels sont les évènements à venir chaque mois, je dois donc le mettre à jour tous les jours. Pour chaque nouvelle arrivée telle que des groupes, des mariages, des agences de voyage, des influenceurs, des inspections... je dois l’inscrire de la façon la plus détaillée possible (nom de l’entreprise, heure, durée du séjour…). La veille d’une arrivée, je dois envoyer un mail à chaque départements de l’hôtel afin que tous les services soient au courant et prêts.

Voici ci-dessous un exemple type d’un mail que j’envoie :

Buenas tardes Estimados,

Espero se encuentren muy bien.

Les informo mañana Sábado 27 de Abril estaremos recibiendo la estancia de la Sra ... | FINE ART & DESIGN - Private Luxury Travel Consultant como revisión de opciones de hoteles de lujo para sus clientes.

Sobre FINE ART & DESIGN : "They come by their love of art and design from the beginning, having been fed since birth on a consistent diet of artists, galleries, museums, architects, and design professionals-all of whom influenced and instructed on the importance of an environment that soothes the spirit."

Agradecemos su especial atención con esta visita, a continuación los detalles:

· Check in: Sábado 27/04

· Check out: Miércoles 01/05

Atenciones especiales:

· FRONT: Coordinar recogida complementaria desde el Aeropuerto de Punta Cana a 11:15am - Vuelo Americain Airlines

Ante cualquier duda, quedo a sus órdenes.

Cordialmente,

Léna Rogic

En plus des cotisations que je fais depuis un mois maintenant, j’ai dû également créer une base de données regroupant toutes les agences travaillant avec nous à travers l’Europe.

Enfin, côté comunity management, les deux photographes qui ont réalisé la vidéo de l’oppening du spa (vidéo disponible juste au-dessus en semaine 4), sont venus vendredi pour réaliser un photo shooting de cocktails et plats dans les différents restaurants de l’ Eden Roc. Les clichées seront à ajouter pour notre contenu d’Instagram.

Je vous souhaite à tous un bon week-end !